7年業務紀錄規則：保留什麼、以什麼形式保留

香港利得稅計為根據《稅務條例》(IRO) 計。稅務條例第51C條規定，在香港經營行業、專業或業務的人士，必須備存其業務交易及相關活動的充足紀錄，以便其應評稅利潤能隨時確定。保存期為不少於此紀錄所涉交易、作為或運作完成後 7年。實際上，這意味著某一課稅年度的紀錄，須由該課稅年度結束起保存至少7年。

本指南說明需要保存的內容、形式，以及當審查展開時稅務局一般會首先要求的資料。此指南與其說是取代，不如說是補充——附帶的實地審核應對手冊。

第51C條下的責任

法例下的責任並非僅僅保存文書，而是保存 每項交易及相關作為 的紀錄，足以令應評稅利潤得以隨時確定。實際含義如下：

• 足夠，而非詳盡。 紀錄必須足以計算利潤情況。雖然毋須記錄每封內部電郵，但必須記錄構成收入、開支、資產及負債數字的相關文件。
• 隨時確定。 稅務局人員應能從已提交的報稅表追蹤至原始文件，無須從零碎資料重組情況。
• 最少7年。 保存期為不少於紀錄所涉交易或作為完成後7年。若在保存期屆滿前銷毀紀錄，日後一旦展開審查或爭議，可能引致嚴重後果。
• 翻譯及取閱。 紀錄可能須在合理時間內提供。如紀錄以中文或英文以外的語言記錄，可能會觸發翻譯責任。紀錄必須在香港保存或可從香港取閱。

電子紀錄與紙本紀錄

稅務條例並無指定紀錄的儲存媒介。只要符合第51C條的標準，紙本及電子紀錄同樣可予接受。實際上，電子紀錄已成為現代營運的主流，稅務局本身的指引亦接受數碼格式，前提是其完整性及可取閱性能予以證明。

以電子方式保存紀錄的關鍵要點：

• 審計線索。 對基礎數據的更改應可追溯。容許靜默覆寫原有記錄的系統會削弱舉證力。
• 原始文件。 紙本原始文件(發票、收據、合約)的掃描影像一般可獲接納，前提是掃描影像清晰，而正本則可在有文件紀錄的情況下保留或銷毀。
• 備份及格式穩定性。 紀錄應儲存於仍可讀取的媒體。依賴已過時或專有軟件的格式，應在支援終止前進行轉移。
• 審查期間的取閱。 當稅務局要求提供紀錄時，通常會要求以可用的形式(CSV、XLSX、PDF或原生會計檔案匯出)提供電子紀錄，並附上數據與所提交報稅表如何對應的說明。

紙本紀錄雖然可予接受，但有其自身的實際問題：儲存成本、提取時間，以及遺失或損毀的風險。重要的並非媒介，而是屬於這一紀錄的完整性、齊全性及可取閱性。

審查展開時稅務局首先要求的資料

審查及實地巡查通常會遵循一個熟悉的開局模式。最初的要求一般集中於：

1. 會計系統本身。 總分類帳、會計科目表、試算表，以及由所提交的利得稅計算對賬回財務報表，再對賬回原始憑證的對賬表。
2. 銀行紀錄。 審查期內的業務銀行結單，加上銀行對賬文件及任何帳戶間轉帳清單。
3. 銷售及收入紀錄。 已開立的發票、銷貨日記帳或同等紀錄、貸項通知單，以及將分類帳收入與銀行存款對賬的證明文件。
4. 採購及開支紀錄。 供應商發票、費用報銷、薪酬紀錄、強積金供款，以及業務處所的租賃或租賃協議。
5. 存貨紀錄(適用地區)。 存貨盤點、永續紀錄，以及期末存貨的估值基礎。

要求通常會在此基礎上擴大。當最初一組紀錄能清晰對賬時，審查範圍通常會維持在狹窄範圍。當前期的對賬出現問題時，後續要求的廣度通常會擴大。

各類紀錄的保存清單

在香港經營業務的可行預設保存清單：

• 銷售及收入。 已開立的發票、貸項通知單、銷售合約、銷售點紀錄及銀行存款對賬紀錄。保存期為交易發生所屬課稅年度結束起計7年。
• 採購及開支。 供應商發票、收據、零用現金紀錄、附有證明文件的費用報銷，以及公司信用卡月結單。保存7年。
• 薪酬。 僱傭合約、糧單、強積金供款紀錄、向僱員發出的IR56表格，以及向員工支付款項的紀錄。保存期為僱傭結束或課稅年度結束起計7年，以較後者為準。
• 銀行紀錄。 業務銀行結單、銀行對賬工作底稿，以及貸款或融資協議。保存7年。
• 固定資產。 資產登記冊、購買發票、處置文件及折舊計算。保存期為資產處置後7年。
• 存貨。 存貨盤點、永續盤存紀錄及存貨估值計算。保存7年。
• 公司及法定紀錄。 周年申報表、董事會會議紀錄、股東決議案，以及任何涉及公司間或關聯方交易的證明文件。保存7年。
• 報稅紀錄。 利得稅報稅表及計算、評稅通知書，以及與稅務局的任何通信。保存期為該課稅年度最終評稅日起計7年。

與長存期事項相關的紀錄——業權契據、知識產權轉讓及訴訟文件——應按相關交易的較長保存期保存，而非僅按7年規則處理。

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