Aturan 7 Tahun Catatan Bisnis: Apa yang Disimpan dan Bagaimana

Pajak keuntungan Hong Kong dikelola berdasarkan *Inland Revenue Ordinance* (IRO). Bagian 51C IRO mewajibkan setiap orang yang menjalankan perdagangan, profesi, atau bisnis di Hong Kong untuk menyimpan catatan yang cukup mengenai transaksi bisnis dan kegiatan yang mendasarinya agar keuntungan kena pajak dari bisnis tersebut dapat dengan mudah ditentukan. Periode retensi berjalan selama setidaknya 7 tahun setelah selesainya transaksi, tindakan, atau operasi yang berkaitan dengan catatan tersebut. Dalam praktiknya, hal ini berarti catatan untuk satu tahun penilaian harus disimpan setidaknya selama 7 tahun sejak akhir tahun penilaian tersebut.

Panduan ini menguraikan apa yang perlu disimpan, dalam bentuk apa, dan apa yang biasanya diminta IRD terlebih dahulu ketika suatu pemeriksaan dibuka. Panduan ini melengkapi — bukan menggantikan — *playbook* respons audit lapangan yang menyertainya.

Kewajiban Berdasarkan Bagian 51C

Kewajiban statutori tidak sekadar menyimpan dokumen. Kewajiban tersebut adalah menyimpan catatan dari setiap transaksi dan tindakan yang mendasarinya yang cukup untuk memungkinkan keuntungan kena pajak dapat dengan mudah ditentukan. Implikasi praktisnya:

• Cukup, bukan menyeluruh. Catatan harus memadai untuk menentukan posisi keuntungan. Catatan tersebut tidak perlu mencakup setiap email internal, tetapi harus mencakup dokumen-dokumen yang menggerakkan angka-angka pendapatan, beban, aset, dan liabilitas.
• Mudah ditentukan. Seorang petugas IRD harus dapat menelusuri jejak dari pengembalian yang diajukan kembali ke dokumen sumber tanpa harus merekonstruksi gambaran dari serpihan.
• Minimal 7 tahun. Retensi setidaknya 7 tahun setelah selesainya transaksi atau tindakan yang berkaitan dengan catatan tersebut. Pemusnahan lebih awal dapat menimbulkan konsekuensi serius jika kemudian dibuka suatu pemeriksaan atau sengketa.
• Terjemahan dan akses. Catatan dapat diminta untuk diproduksi dalam waktu yang wajar. Apabila catatan dalam bahasa selain bahasa Tionghoa atau Inggris, kewajiban terjemahan dapat terpicu. Catatan harus disimpan di Hong Kong atau dapat diakses dari Hong Kong.

Catatan Elektronik vs Catatan Kertas

IRO tidak menetapkan media tertentu. Catatan kertas maupun catatan elektronik dapat diterima selama memenuhi standar s.51C. Dalam praktiknya, catatan elektronik mendominasi operasi modern, dan pedoman IRD sendiri menerima format digital di mana integritas dan kemampuan retrieval-nya dapat ditunjukkan.

Poin-poin penting ketika catatan disimpan secara elektronik:

• Jejak audit. Perubahan terhadap data yang mendasari harus dapat dilacak. Sistem yang memungkinkan penimpaan diam-diam atas entri asli melemahkan posisi.
• Dokumen sumber. Gambar pindaian dari dokumen sumber kertas (faktur, tanda terima, kontrak) umumnya diterima, sepanjang pindaian tersebut terbaca dan dokumen asli disimpan atau dimusnahkan hanya berdasarkan dokumentasi yang memadai.
• Pencadangan dan stabilitas format. Catatan harus disimpan pada media yang tetap dapat dibaca. Format yang bergantung pada perangkat lunak usang atau berhak milik harus dimigrasikan sebelum dukungan berakhir.
• Akses selama pemeriksaan. Ketika IRD meminta catatan, catatan elektronik biasanya diminta dalam bentuk yang dapat digunakan (CSV, XLSX, PDF, atau ekspor *file* akuntansi asli) beserta pemetaan bagaimana data tersebut terkait dengan pengembalian yang diajukan.

Catatan kertas dapat diterima tetapi membawa masalah praktis tersendiri: biaya penyimpanan, waktu pengambilan, dan risiko kehilangan atau kerusakan. Medianya kurang penting dibandingkan integritas, kelengkapan, dan kemampuan retrieval dari apa yang disimpan.

Apa yang Diminta IRD Terlebih Dahulu dalam Suatu Pemeriksaan

Pemeriksaan dan kunjungan lapangan cenderung mengikuti pola pembukaan yang sudah dikenal. Permintaan pertama biasanya berfokus pada:

1. Sistem akuntansi itu sendiri. *General ledger*, *chart of accounts*, neraca saldo, dan rekonsiliasi dari penghitungan pajak keuntungan yang diajukan kembali ke laporan keuangan dan kembali ke sumber.
2. Catatan bank. Laporan bank bisnis untuk periode yang sedang diperiksa, beserta *file* rekonsiliasi bank dan daftar transfer antar-rekening.
3. Catatan penjualan dan pendapatan. Faktur yang diterbitkan, buku penjualan harian atau yang setara, nota kredit, dan dokumen pendukung yang merekonsiliasi pendapatan menurut *ledger* dengan setoran bank.
4. Catatan pembelian dan beban. Faktur pemasok, klaim beban, catatan penggajian, kontribusi MPF, dan perjanjian sewa untuk tempat usaha.
5. Daftar aset tetap dan jadwal penyusutan. Penambahan, pelepasan, metode penyusutan, dan faktur pendukung.
6. Catatan persediaan (jika berlaku). Penghitungan persediaan, catatan perpetual, dan dasar penilaian atas persediaan akhir.

Permintaan biasanya melebar dari basis ini. Apabila rangkaian catatan awal merekonsiliasi dengan bersih, lingkup pemeriksaan cenderung tetap sempit. Apabila rekonsiliasi terputus di bagian depan, keluasan permintaan berikutnya biasanya meluas.

Daftar Periksa Retensi Berdasarkan Jenis Catatan

Daftar periksa bawaan yang dapat dijalankan untuk bisnis Hong Kong yang menjalankan perdagangan:

• Penjualan dan pendapatan. Faktur yang diterbitkan, nota kredit, kontrak penjualan, catatan *point-of-sale*, dan rekonsiliasi setoran bank. Simpan 7 tahun sejak akhir tahun penilaian di mana transaksi terjadi.
• Pembelian dan beban. Faktur pemasok, tanda terima, catatan kas kecil, klaim beban beserta dokumen pendukung, dan laporan kartu kredit korporat. Simpan 7 tahun.
• Penggajian. Kontrak kerja, slip gaji, catatan kontribusi MPF, formulir IR56 yang diterbitkan kepada karyawan, dan catatan pembayaran kepada staf. Simpan 7 tahun setelah akhir hubungan kerja atau tahun penilaian, mana yang lebih akhir.
• Catatan bank. Laporan bank bisnis, kertas kerja rekonsiliasi bank, dan perjanjian pinjaman atau fasilitas. Simpan 7 tahun.
• Aset tetap. Daftar aset, faktur pembelian, dokumen pelepasan, dan penghitungan penyusutan. Simpan 7 tahun setelah aset dilepas.
• Persediaan. Penghitungan persediaan, catatan inventaris perpetual, dan penghitungan penilaian persediaan. Simpan 7 tahun.
• Korporat dan statutori. Pengembalian tahunan, notulen rapat dewan, resolusi pemegang saham, dan dokumen pendukung transaksi antar-perusahaan atau pihak berelasi. Simpan 7 tahun.
• Pengajuan pajak. Pengembalian dan penghitungan pajak keuntungan, ketetapan pajak, dan korespondensi apa pun dengan IRD. Simpan 7 tahun sejak tanggal penetapan akhir tahun tersebut.

Catatan yang berkaitan dengan hal-hal jangka panjang — sertifikat properti, pengalihan kekayaan intelektual, dan berkas litigasi — harus disimpan dalam horizon yang lebih panjang yang ditentukan oleh transaksi yang mendasarinya, bukan hanya oleh aturan 7 tahun.

Langkah selanjutnya: Bergabunglah dengan daftar tunggu dan mulailah percakapan tentang pembukuan Anda di https://companyforge.ai/bookkeep/.